Het optimaliseren van afdrukken in bedrijven beperkt zich niet langer tot het onderhandelen over de prijs van cartridges. De uitdagingen verschuiven naar de beveiliging van het park, de naleving van regelgeving en de overstap naar factureringsmodellen op basis van dienstverlening. We lichten hier de technische hefboomfactoren toe die daadwerkelijk de kosten per pagina verlagen terwijl ze de documentstroom beveiligen.
Beveiliging van het afdrukpark: een blinde vlek in cybersicherheit
Moderne multifunctionals slaan, verzenden en verwerken gevoelige gegevens. Een niet-beveiligde copier op het netwerk biedt een aanvalsoppervlak dat vergelijkbaar is met een werkstation zonder antivirus. We raden aan om elk afdrukapparaat als een volwaardig eindpunt te behandelen.
De maatregelen die moeten worden toegepast zodra een apparaat aan het netwerk wordt toegevoegd:
- Verplichte gebruikersauthenticatie (badge, pincode of netwerkidentificatie) voordat er wordt afgedrukt, gekopieerd of gescand, om weesafdrukken te voorkomen en elke actie te traceren.
- Versleuteling van de gegevensstromen tussen de werkplek en de printer, evenals van de gegevens die op de interne schijf van de multifunctional zijn opgeslagen.
- Netwerksegmentatie: het isoleren van printers op een speciale VLAN beperkt de laterale verspreiding in geval van compromittering.
- Geplande firmware-updates, net als serverpatches, om bekende kwetsbaarheden te dichten.
- Veilige verwijdering van de harde schijf voordat deze wordt teruggegeven, weggegooid of van leverancier verandert.
Deze punten worden zelden gecontroleerd tijdens een eenvoudige kosten-/verbruiksevaluatie. Het integreren van de dimensie cybersicherheit vanaf het opstellen van het bestek transformeert het afdrukpark in een betrouwbaar schakelpunt van de IT-keten, in plaats van een blijvende blinde vlek.
Toepassing van de AVG op het documenttraject
De AVG stopt niet bij het digitale bestand. Een document dat vergeten is in een uitvoerbak, een scan die naar de verkeerde ontvanger is verzonden of persoonlijke gegevens die op de schijf van een copier zijn opgeslagen, vormen risico’s voor datalekken volgens de CNIL.
Concreet ontdekken verschillende bedrijven door de zakelijke aanbiedingen van Comptoir d’Encre dat het beheer van verbruiksgoederen en apparatuur kan worden opgenomen in een bredere nalevingsaanpak, door de apparatuur te rationaliseren en de documentafvoerpunt te verminderen.
De CNIL raadt aan om de onderhoudsinterventies te kaderen en gegevens te verwijderen vóór reparatie, verwijdering of einde van de huur. In de praktijk betekent dit dat elk afdrukservicecontract een clausule voor gecertificeerde verwijdering moet bevatten. Een technicus die aan een multifunctional werkt, heeft mogelijk toegang tot de scanlogs, adressenboeken en bestanden in de wachtrij.
Veilig afdrukken door middel van authenticatie vermindert ook het risico op niet-opgehaalde documenten. Het principe: het afdrukwerk blijft in de wachtrij op de server totdat de gebruiker zich fysiek voor de machine identificeert. Dit mechanisme elimineert de pagina’s die in de bak zijn achtergelaten, die een aanzienlijk deel van de dagelijkse afdrukken vertegenwoordigen.
Contract op basis van kosten per pagina: de werkelijke uitgaven aansturen
Het model voor facturering op basis van kosten per pagina vervangt geleidelijk de aankoop van apparatuur. Recente contracten bundelen apparatuur, verbruiksgoederen, toezicht, onderhoud, beveiliging en optimalisatie van stromen in één abonnement. Het bedrijf betaalt voor wat het afdrukt, niet voor wat het bezit.
Deze verschuiving verandert de budgettaire logica. De post “afdrukken” verandert van een moeilijk voorspelbare investeringsuitgave naar een gespreide operationele last. We zien dat deze aanpak ook de leverancier aanzet om het park aan zijn kant te optimaliseren, aangezien elke overconsumptie van toner of terugkerende storingen zijn marge onder druk zet.
Voordat een beheerd contract wordt ondertekend, verdienen drie punten aandacht:
- De exacte reikwijdte van de inbegrepen verbruiksgoederen (toner, trommel, onderhoudskit, nietjes) en eventuele uitsluitingen voor papier of speciale formaten.
- De verplichtingen voor een minimumvolume en de boetes in geval van onderconsumptie, die een voordelig contract in verborgen kosten kunnen veranderen.
- De exitclausules, met name de opzegtermijn en de voorwaarden voor de teruggave van de apparatuur met gecertificeerde gegevensverwijdering.
Cloudarchitectuur en afdrukken in een hybride omgeving
Hybride werken heeft de klassieke lokale afdrukserverarchitectuur verouderd. Cloudoplossingen integreren nu ook afstandsscan, mobiele authenticatie en documentclassificatie met behulp van kunstmatige intelligentie.
Een medewerker die thuiswerkt, kan een veilige afdrukopdracht starten die op de multifunctional van het kantoor wacht, en pas wordt vrijgegeven bij zijn aankomst. Deze stroom voorkomt spookafdrukken en vermindert de verspilling van documenten die nooit worden opgehaald.
De automatische classificatie van gescande documenten versnelt ook de indexering. Een leveringsbon die op de multifunctional is gescand, kan zonder handmatige tussenkomst naar de juiste map van het DMS worden geleid, op voorwaarde dat de herkenningsmotor is getraind op de documenttypologieën van het bedrijf.
De adoptie van de cloud vereist echter dat de locatie van de servers van de leverancier wordt gecontroleerd. Het hosten van afdrukwachtrijen buiten de Europese Unie roept vragen op over de naleving van de AVG zodra de documenten persoonlijke gegevens bevatten. Dit criterium moet worden opgenomen in de evaluatiecriteria voor oplossingen, net als de kosten per pagina of de hardwarecompatibiliteit.
De rationalisatie van het afdrukpark is een transversaal project dat zowel de IT-afdeling als de financiële afdeling en de DPO betreft. Het onderwerp alleen vanuit het perspectief van de kosten van verbruiksgoederen benaderen, betekent de beveiligings- en nalevingsrisico’s die op elk afgedrukt, gescand of tijdelijk op een copier schijf opgeslagen document rusten, negeren.
